Quelques conseils et bonnes pratiques dans les équipes géographiquement distribuées ou en télétravail !

Prof. François Lambotte, Social Media Lab, UCLouvain

Alors que le télétravail est une pratique en pleine croissance depuis quelques années, elle ne concerne pas pour autant la majorité des travailleurs.

Le lock-down va, par la force des choses, amener beaucoup de collaborateurs à pratiquer le télétravail pour la première fois ou à une échelle jamais connue auparavant. Dans cette série d’articles, je partage avec vous les bonnes pratiques et conseils techniques que j’ai pu étudier ou expérimenté depuis près de 10 ans dans le cadre de mes recherches sur les pratiques collaboratives en équipe.

Les équipes virtuelles ou géographiquement dispersées sont-elles moins performantes ?

Comme le montre le graphique de gauche, l’efficacité (l’atteinte de l’objectif) et l’efficience (l’atteinte de l’objectif à moindre coût) diminuent avec la distance qui augmente. Rien que le fait d’avoir une équipe à deux étages différents peut avoir un effet négatif ! Par contre, le graphique de droite montre que les équipes ayant une répartition des tâches et des processus de fonctionnement en équipe précis sont plus efficaces que celles qui n’en ont pas. Chose étonnante, les équipes qui travaillent à distance mais avec un processus de fonctionnement clairement établi surperforment par rapport à celles qui travaillent au même endroit.

 

1. Etablissez clairement la répartition des tâches et le fonctionnement de l’équipe (rôle, règles, valeurs, attentes)
   1. Clarifiez les processus relatifs à la répartition du travail : le planning, qui fait quoi, pour quand ?
   2. Vérifiez que les membres de l’équipe ont bien compris la méthode de travail mise en œuvre. Favorisez le feedback, soyez à l’écoute.
   3. Fixez des objectifs précis et atteignables ! Ceci est particulièrement important dans le contexte actuel. La plupart des collaborateurs ne seront pas dans des conditions de travail idéales tant techniquement que socialement.
   4. Fixez des moments formels et réguliers où chacun.e peut faire état de l’avancement de son travail
   5. Communiquez régulièrement pour donner du sens, clarifier les rôles, donner une direction.
2. Compensez la distance par la communication

Lorsque nous travaillons dans le même espace d’information, il y a beaucoup d’informations que nous captons sans nous en rendre compte. Ces informations (sur les lieux, la météo qu’il fait, le trafic pour arriver au travail, le comportement non-verbal de vos interlocuteurs) forment le contexte de signification qui facilite les interactions au quotidien. Lorsque l’on travaille à distance, toutes ces informations sont difficiles à capter. Il faut donc organiser des moments explicites de communication permettant la création de ce contexte de signification !

1. Veillez à ce que chacun.e chacune ait les outils et surtout le temps de partager des informations tant formelles qu’informelles
2. Veillez à ce que chacun.e soit accessible,
3. En début de réunion, laissez le temps à chacun.e de partager son humeur, la façon dont il.elle vit les événements.

3. Stimulez la collaboration et l’entraide

Le travail a distance n’est pas naturel ni aisé pour chacun.e.

1. L’entraide et le partage d’expérience, de bonnes pratiques doit être soutenu en créant des moments mais aussi des espaces (forums, etc.) permettant l’échange,
2. Clarifiez les rôles, identifiez les personnes ressources de sorte que l’on sache vers qui se tourner en cas de problème,
3. Veillez à impliquer vos collaborateurs au bon moment ! Loin des yeux, loin du cœur… Lorsque l’on travaille dans le même espace, il est facile d’associer un collègue à une conversation ou d’assurer le relais pour une tâche. A distance, cela implique de formalisme afin de s’assurer que l’information soit bien transmise.
4. Afin d’éviter l’isolement, maintenez le lien social en créant des moments réguliers de rencontre avec l’ensemble des membres de l’équipe,

4. Comment gérer les conflits ?

Les conflits orientées tâches sont positifs pour autant qu’ils soient cadrés. Cependant les communications via chat, email, bref toutes les communications textuelles asynchrones sont sources de malentendus et de conflits relationnels. La situation actuelle et les conditions de travail complexes ne vont rien arranger !

1. Soyez disponible et à l’écoute de vos collaboteurs.trices
2. Lors de vos réunions, invitez les membres de l’équipe à exprimer leurs difficultés avant que la situation ne s’aggrave.
3. Evitez la gestion des conflits par emails ou par chat ! Favorisez la visio-conférence ou le téléphone.

5. Comment animer une réunion à distance ?

Le plus compliqué est d’assurer la présence active de toutes et tous dans la réunion. Le multi-tasking (regarder ses mails, son téléphone, etc.) est un phénomène connu dans les réunions classiques. Il s’accroit d’autant plus dans les réunions à distance

1. La première règle est que chacun utilise la vidéo en permanence. Certes, cela implique d’avoir une connexion de bonne qualité. Si le wifi surchargé de la maison ne tient pas le choc (surtout lorsque deux personnes travaillent à la maison et que les enfants regardent Netflix), je vous conseille de partager votre connexion 4G. La qualité est souvent de meilleure qualité et plus stable.
2. Prenez 5 minutes en début de réunion où chacun peut expliquer comment il.elle se sent, un événement, une anecdote,… Une conversation banale que vous avez lorsque vous arrivez au bureau.
3. Distribuez des tâches liées à la réunion, rédaction du PV, animation de la réunion, modération afin d’impliquer activement les membres de l’équipe dans la réunion.
4. Demander à l’animateur.trice de distribuer la parole entre les personnes pour éviter la cacophonie et faire en sorte que tous et toutes soient entendus.
5. Afin d’assurer la qualité sonore des échanges, il est conseillé de mettre son micro en mode muet lorsque l’on ne parle pas.

6. Evitez les frustrations

Lorsqu’une partie de l’équipe est en présence et l’autre à distance, il arrive fréquemment que les personnes à distance se sentent peu impliquées. Quelques erreurs à ne pas commettre :

1. Veillez à avoir une bonne caméra et un bon micro qui permettent aux personnes à distance d’entendre et de voir les personnes participant à la réunion. Rien de plus insupportable que d’être posé sur la table comme un vulgaire portable !
2. Veillez à ce que l’animateur.trice donne bien la parole régulièrement aux personnes à distance.
3. Partagez vos présentations via l’outil de partage d’écran de votre solution de visioconférence afin que tous puissent voir la présentation.
4. N’oubliez pas de désactiver le partage d’écran lorsque la présentation est terminée afin que chacun.e puisse voir et suivre les échanges.

 

Bon courage et bon travail à distance !

Mon prochain article sera plus technique et offrira un panorama des solutions de visio-conférences faciles d’utilisation.

Alors que le télétravail est une pratique en pleine croissance depuis quelques années, elle ne concerne pas pour autant la majorité des travailleurs.

Le lock-down va, par la force des choses, amener beaucoup de collaborateurs à pratiquer le télétravail pour la première fois ou à une échelle jamais connue auparavant. Dans cette série d’articles, je partage avec vous les bonnes pratiques et conseils techniques que j’ai pu étudier ou expérimenté depuis près de 10 ans dans le cadre de mes recherches sur les pratiques collaboratives en équipe.

Les équipes virtuelles ou géographiquement dispersées sont-elles moins performantes ?

Comme le montre le graphique de gauche, l’efficacité (l’atteinte de l’objectif) et l’efficience (l’atteinte de l’objectif à moindre coût) diminuent avec la distance qui augmente. Rien que le fait d’avoir une équipe à deux étages différents peut avoir un effet négatif ! Par contre, le graphique de droite montre que les équipes ayant une répartition des tâches et des processus de fonctionnement en équipe précis sont plus efficaces que celles qui n’en ont pas. Chose étonnante, les équipes qui travaillent à distance mais avec un processus de fonctionnement clairement établi surperforment par rapport à celles qui travaillent au même endroit.

 

 

 

1. Etablissez clairement la répartition des tâches et le fonctionnement de l’équipe (rôle, règles, valeurs, attentes)
   1. Clarifiez les processus relatifs à la répartition du travail : le planning, qui fait quoi, pour quand ?
   2. Vérifiez que les membres de l’équipe ont bien compris la méthode de travail mise en œuvre. Favorisez le feedback, soyez à l’écoute.
   3. Fixez des objectifs précis et atteignables ! Ceci est particulièrement important dans le contexte actuel. La plupart des collaborateurs ne seront pas dans des conditions de travail idéales tant techniquement que socialement.
   4. Fixez des moments formels et réguliers où chacun.e peut faire état de l’avancement de son travail
   5. Communiquez régulièrement pour donner du sens, clarifier les rôles, donner une direction.
2. Compensez la distance par la communication

Lorsque nous travaillons dans le même espace d’information, il y a beaucoup d’informations que nous captons sans nous en rendre compte. Ces informations (sur les lieux, la météo qu’il fait, le trafic pour arriver au travail, le comportement non-verbal de vos interlocuteurs) forment le contexte de signification qui facilite les interactions au quotidien. Lorsque l’on travaille à distance, toutes ces informations sont difficiles à capter. Il faut donc organiser des moments explicites de communication permettant la création de ce contexte de signification !

1. Veillez à ce que chacun.e chacune ait les outils et surtout le temps de partager des informations tant formelles qu’informelles
2. Veillez à ce que chacun.e soit accessible,
3. En début de réunion, laissez le temps à chacun.e de partager son humeur, la façon dont il.elle vit les événements.

3. Stimulez la collaboration et l’entraide

Le travail a distance n’est pas naturel ni aisé pour chacun.e.

1. L’entraide et le partage d’expérience, de bonnes pratiques doit être soutenu en créant des moments mais aussi des espaces (forums, etc.) permettant l’échange,
2. Clarifiez les rôles, identifiez les personnes ressources de sorte que l’on sache vers qui se tourner en cas de problème,
3. Veillez à impliquer vos collaborateurs au bon moment ! Loin des yeux, loin du cœur… Lorsque l’on travaille dans le même espace, il est facile d’associer un collègue à une conversation ou d’assurer le relais pour une tâche. A distance, cela implique de formalisme afin de s’assurer que l’information soit bien transmise.
4. Afin d’éviter l’isolement, maintenez le lien social en créant des moments réguliers de rencontre avec l’ensemble des membres de l’équipe,

4. Comment gérer les conflits ?

Les conflits orientées tâches sont positifs pour autant qu’ils soient cadrés. Cependant les communications via chat, email, bref toutes les communications textuelles asynchrones sont sources de malentendus et de conflits relationnels. La situation actuelle et les conditions de travail complexes ne vont rien arranger !

1. Soyez disponible et à l’écoute de vos collaboteurs.trices
2. Lors de vos réunions, invitez les membres de l’équipe à exprimer leurs difficultés avant que la situation ne s’aggrave.
3. Evitez la gestion des conflits par emails ou par chat ! Favorisez la visio-conférence ou le téléphone.

5. Comment animer une réunion à distance ?

Le plus compliqué est d’assurer la présence active de toutes et tous dans la réunion. Le multi-tasking (regarder ses mails, son téléphone, etc.) est un phénomène connu dans les réunions classiques. Il s’accroit d’autant plus dans les réunions à distance

1. La première règle est que chacun utilise la vidéo en permanence. Certes, cela implique d’avoir une connexion de bonne qualité. Si le wifi surchargé de la maison ne tient pas le choc (surtout lorsque deux personnes travaillent à la maison et que les enfants regardent Netflix), je vous conseille de partager votre connexion 4G. La qualité est souvent de meilleure qualité et plus stable.
2. Prenez 5 minutes en début de réunion où chacun peut expliquer comment il.elle se sent, un événement, une anecdote,… Une conversation banale que vous avez lorsque vous arrivez au bureau.
3. Distribuez des tâches liées à la réunion, rédaction du PV, animation de la réunion, modération afin d’impliquer activement les membres de l’équipe dans la réunion.
4. Demander à l’animateur.trice de distribuer la parole entre les personnes pour éviter la cacophonie et faire en sorte que tous et toutes soient entendus.
5. Afin d’assurer la qualité sonore des échanges, il est conseillé de mettre son micro en mode muet lorsque l’on ne parle pas.

6. Evitez les frustrations

Lorsqu’une partie de l’équipe est en présence et l’autre à distance, il arrive fréquemment que les personnes à distance se sentent peu impliquées. Quelques erreurs à ne pas commettre :

1. Veillez à avoir une bonne caméra et un bon micro qui permettent aux personnes à distance d’entendre et de voir les personnes participant à la réunion. Rien de plus insupportable que d’être posé sur la table comme un vulgaire portable !
2. Veillez à ce que l’animateur.trice donne bien la parole régulièrement aux personnes à distance.
3. Partagez vos présentations via l’outil de partage d’écran de votre solution de visioconférence afin que tous puissent voir la présentation.
4. N’oubliez pas de désactiver le partage d’écran lorsque la présentation est terminée afin que chacun.e puisse voir et suivre les échanges.

 

Bon courage et bon travail à distance !

Mon prochain article sera plus technique et offrira un panorama des solutions de visio-conférences gratuites et faciles d’utilisation.

Prof. François Lambotte

Responsable du Social Media Lab

Digital Wallonia Champion

Le mercredi 22 mai, le Pr. Christophe Hurter nous réjouira de sa présence au Social Media Lab. Ses recherches portent sur la visualisation d’informations (InfoVis) et l’interaction homme-machine (HCI), en particulier la visualisation de données multivariées dans l’espace et dans le temps. Professeur du groupe de visualisation de données interactive de l’Université française de l’aviation civile (ENAC) à Toulouse, en France, il est également chercheur associé au centre de recherche du Centre d’essais de l’armée de l’air française (CReA). Lors de ce séminaire, entre autres partages d’expériences sur la visualisation d’informations, il propose de nous parler de FiberClay, une innovation permettant de sculpter des trajectoires tridimensionnelles pour révéler des informations structurelles. C’est l’occasion d’aborder la visualisation de données en monde immersif. Découvrez-en plus ici : http://recherche.enac.fr/~hurter/FiberClay.html

 

Quand ?    Le mercredi 22 mai 2019 à 9h30

Où ?   Á l’UCLouvain Social Media Lab, campus FUCaM Mons, Bâtiment E (à l’étage)

Inscriptions : tiffany.andry@uclouvain.be

 

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